Tarjouspyynnön checklist

Tarjouspyynnön laatiminen on helppoa. Pyydät ehdotuksen haluamistasi palveluista ja tartut osuvimpaan kokonaisuuteen. Näin se yksinkertaisimmillaan menee. Jos kuitenkin ostat laajempaa kokonaisuutta tai haluat vertailla useampia mahdollisia kumppaneita, tarjouspyynnön tarkempi jäsentely ei ole pahitteeksi. Kiinnittämällä huomiota muutamaan perusasiaan löydät sopivimman kumppanin, jonka kanssa saavutat parhaan lopputuloksen. Näillä vinkeillä tarjouspyynnön tekeminen on helpompaa ja saat 10x parempia tarjouksia (ja tuloksia).

1. Brief, eli kuvaus nykytilasta ja tarvittavista palveluista

Avoin kuvaus nykytilanteesta auttaa potentiaalista kumppania hahmottamaan tarpeet, joihin kaipaatte ratkaisua sekä ehdottamaan tehokkaita toimenpiteitä. Yrityksen perustiedot löytyvät yrityksen nettisivuilta, mutta potentiaaliset kumppanit tarvitsevat tarkempia tietoja. Kerro avoimesti, mistä tilanteesta lähdette liikkeelle ja mitä haluatte saavuttaa.

2. Mainitsiko joku tavoitteet?

Varsinkin, kun puhutaan digitaalisesta markkinoinnista, on toimenpiteiden tehokkuutta helppo mitata numeroiden valossa. Miksipä ette siis kertoisi potentiaaliselle kumppanille, millaisia tuloksia yhteistyöltä halutaan konkreettisesti saavuttaa. Tavoitteiden esiin tuominen sitouttaa tarjoajan ehdottamaansa ratkaisuun ja positiivisella tavalla ankkuroi tulevan tekemisen kohti yhteistä päämäärää.

3. Kohdeyleisö

Miltä yleisönne näyttää? Miten he tekevät päätöksiä? Millaisen vaikutuksen haluatte saada heissä aikaan? Jo lyhyt kuvaus kohdeyleisön tarpeista auttaa tarjoajaa hahmottamaan parhaat tavat ja keinot, joilla heidät tavoitetaan.

4. Aikataulu

Aikataulu on tärkeä asia kahdesta syystä. Tarjoaja osaa arvioida pystyvätkö he toteuttamaan sovitut asiat annetussa ajassa, mutta aikataulu ohjaa myös budjettia. Kevyen ensimmäisen version tekeminen uusista verkkosivuista kuudessa viikossa on eri asia kuin vastaavan kokonaisuuden tekeminen kuudessa kuukaudessa. Kun määrittelet aikataulua, määrittelet usein myös budjettia.

5. Puhuiko joku rahasta?

Budjetti auttaa tarjoajaa ehdottamaan sellaista ratkaisua, jolla tehokkaimmin saavutetaan halutut tavoitteet. Jos hankkeelle, yhteistyölle tai kokonaisuudelle on olemassa budjetti, sen kertominen tarjouspyynnössä auttaa vastaajaa tekemään paremman ehdotuksen kuin sen pois jättäminen. Lisäksi tarjousten vertailu helpottuu, kun näkee mitä ratkaisua eri toimistot tarjoavat samalla rahalla.

6. Viimeisenä muttei vähäisimpänä – milloin haluat tarjouksen takaisin?

Suomenkielinen ilmaisu ”x-päivämäärään mennessä” on kryptinen. Ei ole olemassa vakiintunutta tapaa siitä, miten tämä ilmaisu ymmärretään. Jotkut tulkitsevat tämän ilmaisun ”14.6. mennessä” niin, että tarjous pitää jättää viimeistään 13.6. klo 24.00. Toiset tulkitsevat tämän niin, että tarjous pitää jättää viimeistään 14.6. klo 24.00.

Kaikkien tarjouspyyntöön vastaajien puolesta esitänkin toiveen, että laitetaan kellonaika päivämäärän perään. Esimerkiksi näin: ”Toivomme vastaustanne tarjouspyyntöön 14.6. klo 17.00 mennessä.” Tällä tavalla tiedetään tarkalleen, milloin tarjous pitää olla perillä ja tarjouspyynnön laatijan inboksi täyttyy juuri sovittuna ajankohtana.

Jotta voit jatkossa jäsentää tarjouspyyntösi kätevästi, loimme sinulle simppelin tarjouspohjan, jonka voit ladata alta. Toivon, että listasta on sinulle hyötyä ja löydät sen avulla oikean kumppanin.